Business Intelligence y las metodologías de mejora continua

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Incluso con el desarrollo de nuevos sistemas innovadores en los últimos años, siguen existiendo empresarios que se sienten muy cómodos y siguen utilizando hojas de cálculo para realizar el seguimiento de la evolución de su negocio. Lo cierto es que existen métodos mucho más eficaces. Un buen ejemplo son las herramientas de Business Intelligence que aportan soluciones para ayudar en la gestión de una empresa. Estas herramientas están diseñadas para la toma de decisiones sobre el negocio, predecir riesgos que puedan ocurrir y plantear otros puntos de vista diferentes. Como ejemplo, el sector ecommerce se ha beneficiado enormemente de la implementación de estas tecnologías, mejorando el enfoque sobre las campañas de sus productos frente a la competencia. [Tweet "Hay mejores formas de gestionar tu negocio que las hojas de excel"]

¿Por qué son necesarias las herramientas de Business Intelligence?

Visión global del negocio

Una herramienta de Business Intelligence (BI) integrada en una empresa proporciona una visión global de todo lo que está sucediendo en la organización. A diferencia de los informes y los registros individuales, que pueden ser engorrosos y confusos, este punto de vista global da la posibilidad a gerentes y analistas de concentrarse en lo que es realmente importante.

Facilidad de acceso a los datos

Todas las personas dentro de la organización pueden tener acceso a los conocimientos del sistema de BI. De esta forma, cualquier empleado de la organización es capaz de realizar un análisis de los datos e información de la compañía para proponer posibles puntos de mejora o cambios organizativos. También se puede controlar quién tiene acceso a qué información. Y en algunos casos, el acceso a los datos es en tiempo real, pues se consideró en la implementación una interconexión entre todos los departamentos de la compañía.

Ahorro de costes

Uno de los objetivos principales a la hora de implementar una solución de BI es la gran cantidad de dinero que se ahorra. Una fuente importante de este ahorro puede verse reflejada en la disminución del riesgo operacional, al estar automatizados todos los sistemas de gestión de la empresa. Es decir, cualquier error derivado de fallos humanos se vería mitigado gracias a estos sistemas.

Ahorro de tiempo

Una ventaja muy práctica de las herramientas de BI es el ahorro de tiempo que proporcionan. Al mejorar la eficiencia operativa y la eliminación de tareas irrelevantes o repetitivas que se hacían de forma manual. Las empresas pueden reducir la cantidad de tiempo que dedican a la búsqueda y análisis de información.

Metodologías Ágiles o de Mejora Continua

Con más de 14 años en el mundo de la consultoría Business Intelligence, como especialista y consultora he visto y cometido muchos errores. Lo más común en el desarrollo de proyectos BI son los constantes desvíos del alcance y requerimientos acordados inicialmente entre cliente y proveedor. El grado de indefinición y los riesgos son altos. Es cuando se hace evidente un cambio en el modo de trabajar y entregar resultados para lograr el éxito del equipo. Desde mi personal punto de vista, mencionaré algunos aspectos de la aplicación de “metodologías ágiles” o “metodologías de mejora continua” (Prefiero utilizar el término Mejora Continua) y el diferencial de este tipo de proyectos. La clave en estos proyectos es entregar resultados de una manera frecuente, continua e incremental. El período de tiempo en que se entregan los resultados es lo que se llama “iteraciones”. (Por ejemplo, cada 2 o 3 semanas un entregable).

Cómo trabajar por interaciones:

  • En lugar de planificar un proyecto de 12 meses con 4 meses de análisis, 4 meses de diseño, y 4 meses de construcción, debemos planificar un proyecto de 12 iteraciones de 1 mes cada uno.

  • Cada una de estas iteraciones tendrá un entregable que sea de valor para el cliente.

  • Empezar desarrollando aquellos aspectos más importantes y prioritarios. Cada iteración con su propio alcance.

  • Establecer reuniones semanales con el cliente y con el equipo de trabajo. Disponibilizar una base de conocimientos en común y las herramientas necesarias de comunicación para agilizar los avances. Es así que podemos decir que esta forma de desarrollar los proyectos BI es de Mejora Continua.

Como resultado:

  • Los consultores no necesitan sobreestimar costes y los clientes entienden y están involucrados en los requerimientos.

  • Clientes y consultores forman parte de un mismo equipo y existe flexibilidad para acordar entre ambos.

  • El equipo conoce la dinámica de trabajo. Cada mes hay un entregable, y existe visibilidad sobre lo que se ha hecho (y sobre lo que no ha podido hacerse).

  • Es fácil volver a planificar mensualmente el trabajo y tener una idea realista sobre lo que se alcanzará al finalizar el proyecto.

[Tweet "Las metodologías de mejora continua ayudan a no desviarse de los objetivos"]

Si bien he comentado algunos aspectos ante este tipo de metodologías, existes otros dos aspectos importantes: Contrato (Modo de cobro) y asignación de roles en el equipo de trabajo cliente-consultor. Lo importante es que podamos disfrutar de nuestro trabajo, seamos flexibles y logremos espacios para la creatividad en la solución de proyectos Business Intelligence. business intelligence

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